Cómo hacer un presupuesto eficaz y eficiente

Un presupuesto eficaz y eficiente es el presupuesto que debemos conseguir para nuestra empresa. Vamos, un presupuesto en condiciones. Entramos en el último tramo del ejercicio y toca levantar la cabeza y ver qué vamos a hacer el próximo año. Para mí un presupuesto eficaz y eficiente es un presupuesto efectivo. Es la expresión económica de las actividades que vamos a desarrollar, por lo que los números que las sostienen deben estar claros y establecidos.

No debemos confundir presupuesto con proyección financiera. El presupuesto anual debe dar respuesta a los objetivos operativos de  la empresa, mientras que la proyección financiera está mas vinculada a la planificación a largo plazo, y plantea la consecución de los objetivos estratégicos.

Todo presupuesto eficaz y eficiente sirve como herramienta de control. Es en sí mismo un medio, no un fin. Es un medio para realizar los programas y proyectos que debe realizar la empresa para conseguir sus objetivos. Por lo tanto, el objetivo de la empresa no es cumplir el presupuesto a rajatabla, ( se deja de vender para que no pidan mas el año que viene, o me lo gasto todo para que no me recorten ,etc… ).

El trabajo de confección del presupuesto anual, debe ser un ejercicio de cooperación y comunicación. Debe ser un trabajo integrador, coordinado y alineado con la misión y la visión de la empresa. Es un error que cada departamento elabore su presupuesto sin tener en cuenta a las demás áreas de la empresa, Esto provoca ineficiencias, duplicidad de recursos, etc… Al final es el responsable financiero el que lo debe cuadrar, y con ello llegan los conflictos. No creo en los proyectos ni en los presupuestos Frankenstein , donde cada cosa va por su lado sin orden ni concierto.

Bajo mi punto de vista, toda empresa debe tener 3+1 presupuestos:

Presupuesto de Operaciones.

El presupuesto de operaciones debe dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Cuanto vale mi propuesta de valor?

Sabemos que la propuesta de valor es la palanca para obtener rentabilidad. Debemos de conocer nuestros precios y nuestros costes variables asociados. Los precios por las unidades vendidas, nos darán los Ingresos establecidos como objetivos. Los costes por las unidades vendidas, nos darán nuestro costes variables y el margen bruto. Es muy importante que conozcas tus costes.

A esto deberemos de añadir el resto de costes fijos. Estos son aquellos en los que vamos a incurrir para poder vender la primera unidad de producto.

Presupuesto de Inversiones.

El presupuesto de inversiones debe dar respuesta a la siguiente pregunta. ¿Qué necesito para llevar a cabo mi propuesta de valor?

Las inversiones son aquellos bienes  tangibles o intangibles que necesitamos para llevar a cabo nuestra propuesta de valor y que van a permanecer en la empresa mas de un ejercicio económico.

Aquí hablamos de maquinaria, ordenadores, patentes, mobiliario, etc… que me permitan desarrollar la actividad. La empresa debe tener clara qué es lo que necesita para el próximo año para poder planificar correctamente sus actividades.

Presupuesto Financiero.

El presupuesto financiero debe dar respuesta a la siguiente pregunta. ¿ De donde saco los recursos para llevar a cabo mi propuesta de valor?

La financiación es el origen de los recursos fundamentalmente económicos, que necesitamos para acometer las inversiones que me permitan poner en pie mi propuesta de valor.

Aquí hablamos de financiación propia ( aportación de los socios, reservas, etc…) o financiación ajena ( entidades financieras, administración publica, financiación alternativa, etc…)

Presupuesto Consolidado.

El presupuesto de consolidado debe dar respuesta a la siguiente pregunta. ¿Está aquí recogido todo lo necesario para llevar a cabo mi propuesta de valor?

El presupuesto consolidado , como su nombre indica es el presupuesto que agrupa los tres anteriores. Una vez elaborado, normalmente por el responsable financiero o el controller, pasa a ser revisado por la Dirección.

La Dirección es la que debe asegurarse que el presupuesto recoge todas las actuaciones y lleve a la empresa al cumplimiento de su hoja de ruta, de su estrategia y de su visión. Una vez revisado y aprobado, ha de ser comunicado a toda la empresa.

La comunicación final del presupuesto es una fase a la que no se le presta excesiva atención, siendo bajo mi punto de vista muy importante. Todos los responsables de la empresa deben conocer sus objetivos, sus recursos con los que pueden contar de cara al año que viene.

Saludos