Recuerdo un anuncio de Pirelli donde el atleta Carl Lewis aparecía con unos tacones rojos y el eslogan: La potencia sin control no sirve de nada. En la vida real, el control se puede definir como aquella situación en la que disponemos de una certidumbre de lo que está pasando. En la vida de la empresa, el control de gestión implica disponer de un mecanismo que nos informe sobre lo que está pasando tanto dentro como fuera para poder analizar, medir y mejorar en la gestión del día a día de nuestra empresa

¿Qué es el control de gestión?

El control de gestión es una herramienta que, impulsada por la dirección de la empresa, nos permite obtener información relevante y fiable para la toma de decisiones. El control de gestión se pone en marcha para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la empresa a través de la optimización y el aprovechamiento de los recursos invertidos, especialmente los activos.

¿Para qué un sistema de control de gestión?

El control obsesivo de cada hecho que ocurre dentro de la empresa no es positivo, desde mi punto de vista. Hay muchas organizaciones donde hay un afán de control casi patológico. Esto frena la creatividad y la innovación si este sistema de control es excesivamente estrecho o desproporcionado.

Sin embargo la dirección de la empresa debe establecer unos mecanismos que sirvan de palanca para la consecución de sus objetivos. Los motivos por los que se debe establecer un sistema de control de gestión son, entre otros, los siguientes:

  • Anticipar los resultados a largo plazo.
  • Contribuir a la consecución de los objetivos de la empresa.
  • Medir el rendimiento de la empresa en general y de sus activos en particular.
  • Facilitar la toma de decisiones.
  • Asignar responsabilidades y establecer recompensas.

Fases para el diseño del sistema de control de gestión en la empresa.

Para poner en marcha un sistema de control de gestión, es fundamental el impulso y liderazgo de la Dirección General, ya que afecta a toda la organización. Es un proceso muy crítico en las organizaciones ya que va a suponer levantar las alfombras, cambiar procedimientos, establecer responsabilidades, etc…

Este mecanismo debe encajar con la cultura de la empresa (Misión- Visión- Valores) para ser realmente efectivo y conseguir la necesaria implicación de toda la empresa, con el liderazgo de la dirección. Las fases para su implantación son las siguientes:

  1. Planificación Estratégica y objetivos a corto plazo.

La planificación estratégica es ese proceso reflexivo donde la empresa establece cómo quiere competir en el mercado, la manera en que lo va a hacer y los recursos que va a invertir en ello.

El origen de la planificación estratégica son los objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección, y que luego debe de ir bajando desde la parte más alta de la organización hacia abajo, hasta convertirse en objetivos operativos.

Por supuesto que debe haber una correspondencia y una trazabilidad entre los objetivos estratégicos y los operativos, para luego poder establecer sus plazos, métricas, responsables, entre otras cosas.

  1. Asignación de funciones al controller.

El controller de gestión será la persona que, dependiendo directamente de la dirección general, contribuye a la fijación de los objetivos y sirve de apoyo al resto de la organización a su consecución, a través de engrasar los engranajes core de la empresa.

Entre las habilidades blandas de este controller de gestión, debe estar la comunicación y la persuasión, ya que su éxito vendrá determinado, entre otras cosas, por la calidad en su interacción con el resto de la organización.

  1. Confección del sistema de información. Plan de cuentas, sistemas informáticos e indicadores de gestión.

Este controller deberá liderar el diseño del sistema de control de gestión para traducir los objetivos estratégicos en objetivos operativos por un lado , y por otro establecer el escenario y las herramientas oportunas para la puesta en marcha del sistema.

El controller se apoyará en herramientas tecnológicas ( ERPs u otros sistemas informáticos de gestión ) , diseñar el óptimo plan de cuentas contables y asignarlas a responsables , así como definir los indicadores de gestión.

  1. Elaboración del presupuesto y centros de coste.

Una vez diseñado y construido el sistema, hay que alimentarlo a través de los presupuestos. Como ya dijimos en la entrada sobre presupuestos, el presupuesto es una herramienta de control que a su vez funcionan como herramienta para conseguir los objetivos de la empresa.

Sabemos que los costes son la expresión monetaria de los recursos consumidos en las distintas actividades de la empresa. Conocer nuestros costes a fondo nos dará una información cmuy valiosa. Nos dirá cómo se consumen dichos recursos y cómo debemos tratarlos par a poder valorar correctamente nuestros productos o servicios.

Los centros de coste son aquellas ubicaciones o secciones de la empresa (pueden ser departamentos , áreas, delegaciones, etc…), que generan un coste para la empresa. Su  función es repartir e imputar los costes que genera entre los productos/servicios. Además debe tener un responsable.

El rol del controller es muy importante a la hora de la elaboración de los presupuestos e imputación de costes. El controller debe jugar un papel de coordinador entre los distintos departamentos para realizar el presupuesto consolidado de la empresa. Debe  conocer el proceso de elaboración de productos y servicios para afinar en este proceso analítico.

  1. Confección de un sistema de reporting.

Una vez que ya tenemos al controller, hemos definido los objetivos y montado el sistema de control. Tambien hempos seleccionado a los responsables de los centros de coste. Además hemos elaborado el presupuesto y todo ha empezado a rodar. Ahora empieza lo mejor: el motivo por el cual hemos credo todo esto que es TOMAR DECISIONES.

Pues bien, para tomar decisiones debemos confeccionar un sistema de reporte e información, como un cuadro de mando. Un cuadro de mando es un conjunto de indicadores. Estos indicadores, debidamente analizados y establecidas sus métricas, nos ayudan a tomar decisiones.

Este sistema de reporte debe reunir varias características. Claridad, objetividad, orientado al cliente (en este caso la alta dirección,  por lo que debe ser los más conciso posible). Y sobre todo, debe incitar a la acción. Es decir, animar a tomar las decisiones oportunas a la luz de los resultados que arroje.

  1. Vincular los indicadores de gestión a un sistema de retribución variable

El éxito de nuestro desempeño va de la mano de un correcto sistema de recompensas y reconocimientos. Los indicadores deben ser los inductores para la recompensa al buen hacer de los miembros del equipo. Esta recompensa se debe traducir en un sistema de retribución variable que complemente las percepciones ordinarias de los empleados. Así se acelera el éxito en la implantación y se consolida el sistema de control de gestión.

Espero que esta entrada haya sido interesante. Si es así, te animo a dejar un comemtario. Y sobre todo,  a poner en marcha tu sistema de control de gestión, si es que todavía no lo tienes. Saludos!