El pasado día 1 de febrero ofrecí una charla con el título ¿Conoce su clínica dental ? Fue en el marco de unas jornadas de formación organizadas por el laboratorio Dentsply Sirona. 

El objetivo que me establecía era despertar interés sobre la gestión en el propietario y/o responsable de una clínica dental. Es decir, la necesidad de elevar la visión desde la gestión puramente operativa y clínica hacia la gestión empresarial. El motivo que me llevaba esto es el hecho de que aparte de ser unos extraordinarios odontólogos, son empresarios dueños de su clínica dental y como tales arriesgan su dinero.

EMPRESARIO= RIESGO

Puesto que eran empresarios y asumen un riesgo, les planteé 3 preguntas:

Primera pregunta: ¿Sabe la CAJA que debe generar su clínica para que usted pueda cobrar como empresario sin poner en riesgo la estabilidad de su clínica?

Es decir, los odontólogos  son los propietarios de sus clínicas. Han realizado unas inversiones a cambio de una rentabilidad, ¿saben cuál?. No hablo del dinero que perciben por hacer su trabajo, me refiero al que deben percibir por arriesgar su dinero.

Ya sea para la apertura de una nueva clínica, bajar de un piso a la calle o hacer una ampliación, la inversión que se realice implica un riesgo. Correr con este riesgo debe tener una recompensa y esta es la Rentabilidad. En España la Rentabilidad exigida a  una empresa del sector salud está entre un 17%-18%, repito, sin tener en cuenta su trabajo como odontólogos.

Es decir, de cada 100 euros invertidos en su clínica, a final de año debería retirar entre 17 y 18 euros. O lo que es lo mismo, la clínica debe devolverles su inversión tras un período de entre 5 y 6 años. Para cobrar ese dinero se necesita dinero, es decir, caja. La Caja sobre la que se podrá disponer como empresario será la que reste de entre los cobrado a sus clientes y lo pagado a proveedores, empleados, hacienda, etc…

Esta caja no es el dinero que se tiene el banco, puesto que con ese dinero hay que pagar a mucha gente. La caja que yo estoy hablando es la resultante después de pagar a todos ellos. Esa caja sale de su beneficio. El Beneficio, una vez descontados impuestos, es el resultante de los Ingresos menos los Gastos (ya sean clínicos o de la explotación de la clínica).

Este Beneficio debe estar planificado antes de comenzar el año. Entonces ya tendremos planificada toda su actividad para poder alcanzarlo.

Riesgos:

  • Coste de Oportunidad. Estamos asumiendo un riesgo que no sabemos si está bien remunerado o incluso en el caso de venta o traspaso no sabemos decir lo que ganamos, con lo cual estamos expuestos a que no nos paguen lo que realmente valemos.
  • Estamos tomando un dinero que no es nuestro. Pertenecen a proveedores, empleados, pacientes, etc….ante cualquier eventualidad , la clínica podría tener un problema.
  • Sin objetivo de Beneficio, sin presupuestos, etc.., estamos delegando nuestra responsabilidad como empresarios en manos de terceros.

Decía Séneca que no hay viento favorable para el que no sabe dónde va. Aplicado a esto, el sitio donde vamos es el Beneficio y Rentabilidad

Segunda pregunta: ¿Tiene usted el control suficiente sobre la gestión de su clínica dental para alcanzar esos OBJETIVOS DE RENTABILIDAD?

En una clínica dental la Rentabilidad nace en la primera visita. La primera visita es la manera por la que nos entra dinero al bolsillo. Las Ventas de la clínica y de cualquier empresa depende de dos factores:

  • Número de primeras visitas que se cierran. Esto se lo proporciona el Marketing y la comunicación, así como la potencia de su marca personal como odontólogo.
  • Beneficio de cada tratamiento que vendemos (precio menos coste).

Si importante es cerrar el máximo de primeras visitas, mucho más importante es conocer el Beneficio de cada tratamiento. Este lo vamos a necesitar para pagar el resto de los gastos de la clínica (alquileres, personal, seguros, gastos bancarios, impuestos, etc…). Es decir, tenemos que alcanzar un volumen de Ventas que luego se convertirán en producción e Ingresos.

Tenemos que conocer cuánta producción por cada tipo de tratamiento tenemos que vender para pagar los costes de producción y el resto de gastos estructurales. Es decir, de cada euro de venta, cuanto necesito para pagar y cuanto me sobra… el beneficio). Y esto se consigue desarrollando un eficaz sistema de control de gestión de la clínica dental.

Riesgos:

  • Si no tenemos control, nos comen los gastos fijos, la Ley de Parkinson, que dice que los gastos tienden a cubrir el total de Ingresos y con ello nuestros Beneficios.
  • Si no tenemos control de nuestra gestión corremos el riesgo de no ver los riesgos. Por ejemplo, como tenemos dinero en el banco, parece que nos va bien, pero no es así. Nos puede ir bien con el saldo justo en el banco. Nos puede ir mal aunque tengamos en la cuenta un millón de euros pero debemos dos millones de producción a nuestros pacientes.
  • La potencia sin control no sirve de nada. Pude ser que estemos trabajando y produciendo a destajo, y sin embargo que estemos asfixiados porque no hemos dimensionado bien los precios, los márgenes o los costes fijos, por ejemplo.

Tercera pregunta:  ¿Sabe usted si las PERSONAS que colabora con usted, lo hace de una manera ágil, eficaz y productiva?

Al final, una clínica dental está formada por personas. Estas personas deben estar alineadas con los objetivos globales de la clínica, ya sean los objetivos médicos (que los tratamientos se realicen de manera impecable), ya sean los procedimientos de gestión. ( primeras visitas, apertura y cierre de la clínica, limpieza de gabinetes, organización de agendas, etc…)

Para exprimir al máximo el potencial de su equipo cada persona de su clínica debe saber en cada momento:

  • ¿Qué tiene que hacer?
  • ¿Cómo lo tiene que hacer?
  • ¿Cuándo lo tiene que hacer?

Aquí volvemos a acordarnos del amigo Parkinson, que decía que toda tarea se extenderá hasta agotar el tiempo disponible. Disponer de unos procedimientos de trabajo adecuados donde sea quien sea su colaborador sepa en cada momento cómo debe actuar serán la palanca que le ayude a crecer su clínica.

Riesgos:

  • El paciente es el centro de su negocio y todo debe girar en torno a él. La clínica debe estar preparada cada día para atenderles con un nivel de excelencia supremo, porque de lo contrario se puede marchar y no volver.
  • Tecnología, marketing, implantes, etc…toda nuestra inversión al final lo tiramos a la basura si nuestros recursos humanos prestan un mal servicio al paciente por no tener claro qué, cómo u cuando hacer las cosas.
  • Las funciones claras y precisas evitan los recursos ociosos y minimizamos el riesgo de bajas y acortamos el tiempo formando al nuevo/a colaborador/a.. Recursos ociosos, costes innecesarios y que generan mal ambiente.

En resumen, mi objetivo era trasmitir que a parte de ser extraordinarios odontólogos, tienen que desarrollar un rol vinculado a la gestión, que les ayude a obtener el retorno a su inversión en la clínica dental.